קופה רושמת- AutoCash – חלק ב'

בחוצץ יש לקבוע את המספור ההתחלתי של המסמכים המופקים במערכת. במסך זה תקבל מספורים מומלצים אותם ניתן לשנות, על מנת לשנות מספור יש להתמקד על השדה המכיל את המספור וצביעת המספר ולשנות למספר הרצוי. מסמך שלא הוגדר לו מספור התחלתי המערכת לא תאפשר את הפקתו. המסמכים בחוצץ זה הינם חשבונאים, למעט הצעת מחיר, במידה ואינך מפיק חשבונית עסקה יש לשנות את המספור ל- 0. ניתן לשנות את המספור ההתחלתי של המסמכים כל עוד לא הופק מסמך מאותו סוג. במידה והופק מסמך, לא ניתן לשנות את מספורו, המספור יהיה אפור ללא אפשרות עדכון. לצורך הגדרת המספור ההתחלתי של מסמכי המלאי (כגון: תעודת משלוח, תעודות רכש) יש לבחור הגדרת מסמכי מלאי, יתקבלו שני חוצצים: תעודת משלוח רכש וייצור והזמנות

הערות קבועות
התוכנה מאפשרת להגדיר הערות/הודעות קבועות לכל אחד ממסמכי המערכת. הערות קבועות אלו יופיעו בתחתית המסמך בעת הדפסתו. להגדרת הערה קבועה למסמך יש להקיש על בחר בצידו השמאלי של המסמך הרצוי, יתקבל חלון רשימת הערות ובו ניתנת האפשרות להוסיף הערה חדשה, או לבצע עריכה של הערה קיימת ע"י הקשה על ערוך. בהוספה/עריכה של הערה יפתח חלון ובו יש להקיש:

  • תיאור- יש לציין שם מקוצר של ההערה.
  • הערה- יש להקיש את ההערה הקבועה שתופיע ע"ג המסמך בהדפסתו, ניתן להקיש את ההערות באנגלית –לצורך כך יש לסמן את התיבה "אנגלית". למידע נוסף על לימוד אנגלית – אנגלית בקלי קלות.
  • ביצוע העתקת הערות ממסמך למסמך- ניתן לבצע בחירה של הערה קיימת ע"י התמקדות על ההערה הרצויה והקשת אישור.
  •  אחוז המע"מ במשק- בשדה זו יש לציין את אחוז המע"מ במשק. אם יחול שינוי באחוז המע"מ ,בצע את התיקון הדרוש בחלון זה.
  • מחסן- שדה זה יופיע לבעלי מערכת מלאי , בו יש להגדיר ברירת מחדל למחסן. המערכת לא תאפשר הפקת מסמך ללא שיוך המסמך למחסן. לבחירת המחסן יש להקיש על בחר יתקבל מסך רשימת מחסנים ובו יש לבחור את המחסן שיהווה ברירת מחדל.
  • אחוזי מקדמות מס- בחוצץ זה יש להגדיר למערכת את אחוז מקדמות המס, כפי שנקבע לעסק, לכל חודש בנפרד. במידה ויחול שינוי באחוז המקדמה יש לבצע את התיקון הדרוש בחלון זה
  • כותרות- בחוצץ זה ניתן להגדיר למערכת הדפסה של כותרות למסמכים ודו"חות, ניתן להדפיס קובץ המכיל את לוגו החברה עם שילוב תמונה. הקובץ יודפס בחלקו העליון של המסמך/דו"ח וניתן לקבוע את מיקום הכותרת בצידו הימני, שמאלי או במרכזו של הדף. לצורך הדפסת הכותרת יש לסמן את התיבה כותרת מותאמת, במידה והתיבה לא תסומן, אזי בהדפסת מסמכים ודו"חות תודפס הכותרת כפי שהוגדרה בחוצץ עסק.
  • ברירות מחדל- בחוצץ זה ניתן להגדיר פקודות הקובעות את אופן ביצוע פעולות מסוימות במערכת, כגון: תצורת המסמך בהדפסה, מספר עותקים וכו'.
  • תצורת מסמך- ניתנת האפשרות להגדיר את תצורת המסמך, התצורות האפשריות הינן:
    פרטים, כמות, מחיר יחידה, אחוז הנחה
    פרטים , כמות, מחיר יחידה
    פרטים, מחיר יחידה
  • ניתנת האפשרות להדפיס את קוד הפריט, לצורך כך יש לסמן את התיבה כולל קוד פריט.
    במידה ויש צורך לשנות את תצורת המסמך יש לבצע את השינוי במסך זה.
    במידה ויש צורך לשנות את תצורת המסמך רק למסמך שיופק, ניתן בעת הפקת המסמך לבצע את השינוי ע"י הקשה על מקש'תצורה'.
  • הדפסות- ניתן לקבוע את מספר העותקים של המסמכים המופקים בחישובית זהב.
    לדוגמא אם שמירת התיעוד מתבצע בקובץ קבוע במחשב ניתן לבחור
    באפשרות של הדפסת מקור בלבד, אם שמירת התיעוד מתבצעת בתיוק ניתן לבחור באפשרות של מקור + העתק , קיימת אפשרות להגדיר את מספר העותקים הנדרשים בנוסף למקור.
  • שמירת הדפסה – אפשרות לשמור את הדפסת מסמך המקור במערכת ולהדפיסו בשלב מאוחר יותר.
  • שונות
  • קוד מטבע ברירת מחדל למט"ח- ניתן להגדיר סוג מטבע שיהווה ברירת מחדל כאשר מופק מסמך במט"ח.
  • שוליים עליונים/תחתונים- ניתן להגדיר את השוליים של תחילת ההדפסה ושל סיומה. המספרים המצוינים הינם בנקודות הדפסה לצורך התאמת ההדפסה לנייר המכתבים של העסק יש לבצע נסיון הדפסה.
  • זום בדו"חות ניתן להגדיר את הזום בו יוצגו הדו"חות על גבי המסך.
  • האם להדפיס קוד לקוח במסמכים- ניתן לציין אם להדפיס את קוד הלקוח במסמכים.
  • סכומים כוללים מע"מ- יש להגדיר האם הסכומים שיוקשו בהפקת המסמך כוללים מע"מ.
  • הפקת מסמכים ברצף- ניתן לקבוע את תצורת העבודה עם הפקת מסמכים
  • האם להפיק מסמך נוסף לאחר הדפסת מסמך, או האם לעבור למסך ראשי.

שים לב: כל פקודות ברירות המחדל תקפות אם לא נאמר אחרת, כלומר עפ"י הקביעה יופקו המסמכים.

הגדרות לקליטת פ.יומן-בחוצץ זה יוגדרו ברירות מחדל לאופן קליטת פקודות יומן.

  • מתאריך עד תאריך-מגבלת תאריך רישום יש לציין את טווח תאריכי הרישום אותם ניתן יהיה להקליד בעת קליטת פקודות יומן.
  • מגבלת תאריך ערך -יש לציין את טווח תאריכי הערך אותם ניתן יהיה להקליד בעת קליטת פקודות יומן.
  • קליטה לפי:
    קוד כרטיס-סמן את התיבה במידה וקליטת פקודות יומן תתבצע עפ"י קוד הכרטיס.
    מפתח אלפאנומרי-סמן את התיבה במידה וקליטת פקודות יומן תתבצע עפ"י מפתח אלפאנומרי.
    מספר המנה הבאה-שדה זה מכיל את מספר המנה הבאה שתפתח ומתעדכן באופן אוטומטי בהתאם למספר המנות שנפתחו.
    מספר הפקדה הבאה-שדה זה מכיל את מספר הפקדה הבאה שתירשם במערכת.
    התאמה אישית-ניתן להגדיר בכל עסק את קיצורי הדרך שיופיעו בחלון לפי בחירתכם:
    ע"מ להגדיר סט של קיצורי דרך מועדפים יש ללחוץ על כפתור הוספת סט ולהקיש שם שיאפיין את הסט.
    כעת יש לבחור מתוך 'תפריט' (החלק הימני של החלון) את קיצורי הדרך הרצויים

    • יש להכנס לכל תפריט ע"י הקשה על ה-+
    • תתקבל רשימת האפשרויות שמופיעות בתפריט, הקשה על 'קליק כפול' או על כפתור 'להוסיף' תעביר את קיצור הדרך הנבחר למועדפים שלי )החלק השמאלי של החלון(.
    • לכל קיצור דרך ניתן להוסיף תמונה, זאת ע"י הקשת 'קליק כפול' על הקיצור במועדפים שלי ובחירת מיקום התמונה במחשב.
    • לשמירת ההגדרות יש להקיש על החל.
      את סרגל קיצור ניתן לגרור לתפריט עליון, תחתון או במרכז, במידה והסרגל נסגר 'קליק כפול' בכל נקודה במסך תחזיר אותו.

הגדרות למאזן-לצורך בניית המאזן יש להגדיר את טווח קבוצות המיון בחתכים השונים כגון: לקוחות, ספקים, הוצאות וכו'. לדוגמא: במידה ובטבלת קבוצות המיון הוגדרו ללקוחות שתי קבוצות מיון – קוד 300 ללקוחות צפון וקוד 301 ללקוחות דרום, יש להקיש מקבוצת מיון 300 עד קבוצת מיון 301.

  • הכנסות פטורות(לא לדו"ח מקדמות)-יש לציין את טווח קבוצות המיון שהוגדרו כחשבונות פטורים ממע"מ, אך לא יבואו לידי ביטוי בדו"ח מקדמות המס.
  • הכנסות חייבות-יש לציין את טווח קבוצות המיון שהוגדרו כחשבונות חייבים במע"מ. בעת הפקת דו"ח מע"מ ודו"ח מקדמות מס יחושבו כהכנסות חייבות החשבונות ששויכו לקבוצות המיון שצויינו.
  • מקבוצת מיון / עד קבוצת מיון
  • תשומות ציוד-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום פקודת יומן בעת קליטת מסמך הוצאה בגין רכישת ציוד קבוע. בקליטת המסמך תיווצר פקודת יומן המחייבת את מספר החשבון שצויין בסכום המע"מ.
  • תשומות-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום פקודת יומן בעת קליטת מסמך הוצאה. בקליטת המסמך תיווצר פקודת יומן המחייבת את מספר החשבון שצויין בסכום המע"מ.
  • עסקאות – יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום פקודת יומן בעת הפקת מסמך הכנסה . בהפקת המסמך תיווצר פקודת יומן המזכה את מספר החשבון שצויין בסכום המע"מ.
  • בהפקת מסמכי הכנסה, כגון: חשבונית מס/קבלה, חשבונית מס כו',תיווצר פקודת יומן המזכה את החשבון שצויין.
    • יתרת פתיחה- יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום של יתרות פתיחה במעבר לשנת מס חדשה.
    • קניות – יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום הוצאה. בהפקה של חשבונית מס רכש המערכת תחייב את החשבון שצויין.
    • בנק לעדכון תזרים מזומנים-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך עדכון תנועות התזרים. בהפקת קבלה או רישום של פקודת תשלום לספקים יתעדכן תזרים המזומנים לחשבון שצויין. קוד מיון חברות אשראי יש לציין את קוד המיון שהוגדר לחברות האשראי.
    • הגדרות למע"מ/מקדמות-בחוצץ זה יוגדרו חשבונות המע"מ לצורך רישום פקודות יומן בעת הפקת מסמכי מכירות, קניות. כמו כן יש להגדיר את טווח חשבונות ההכנסות החייבות והפטורות לצורך בניית דו"ח מע"מ ודו"ח מקדמות מס.
    • חשבון מע"מ
  • הכנסות פטורות – יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום הכנסה פטורה.
  • הכנסות חייבות-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום הכנסה חייבת. בהפקת מסמכי הכנסה, כגון: חשבונית מס/קבלה, חשבונית מס וכו',תיווצר פקודת יומן המזכה את החשבון שצויין.
  • קופת שיקים-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום של תקבול בשיק מזומן/דחוי מלקוחות בעת הפקת קבלה, תיווצר פקודת יומן המחייבת את מספר החשבון שצויין.
  • קופת מזומנים-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום של תקבול במזומן מלקוחות בעת הפקת קבלה, תיווצר פקודת יומן המחייבת את מספר החשבון שצויין.

הגדרות

  • האם להדפיס ת.פרעון במסמכים-ניתן להגדיר האם להדפיס בתחתית המסמך שיופק במערכת את תאריך פרעונו של המסמך.
  • האם לעגל את סכום המסמך באופן אוטומטי-ניתן להגדיר האם המסמך יעוגל באופן אוטומטי לשקל.
  • האם להציג שם פריט באנגלית-ניתן להגדיר האם בעמודת התאור במסמך יופע שם הפריט באנגלית במקום השם בעברית.
  • האם להדפיס מחיר יחידה במט"ח-ניתן להגדיר את הדפסת המסמכים עם עמודת מחיר יחידה במט"ח.
  • האם להדפיס את שער המט"ח בהערות-ניתן להגדיר אם בשורות הערות של המסמך יופיע שער המט"ח, רק בעבודה עם מט"ח.
  • האם להדפיס את מס' הטלפון של הלקוח-ניתן להגדיר אם ע"ג המסמך יופיע מספר הטלפון של הלקוח בהפקת מסמכים, המספר שיופיע הינו הטלפון הראשון מאנשי הקשר.
  • האם להדפיס את מס' הפקס של הלקוח-ניתן להגדיר אם ע"ג המסמך יופיע מספר הפקס של הלקוח בהפקת מסמכים, המספר שיופיע הינו הפקס הראשון מאנשי הקשר.
  • האם להדפיס את מספר השורות במסמך-ניתן להגדיר אם להדפיס את מספר השורות הכולל במסמך, שים לב – יכללו רק שורות המכילות קוד פריט.
  • האם להדפיס את הכמות במסמך-ניתן להגדיר אם להדפיס את הכמות הכוללת במסמך, שים לב – יכללו רק שורות המכילות קוד פריט.
  • האם חובה להגדיר "איש מכירות"-ניתן להגדיר האם חובה להפיק מסמך עם "איש מכירות".
  • האם להדפיס ברקוד במקום קוד פריט-ניתן לקבוע האם בעמודת קוד פריט יופיע קוד הברקוד כפי שהוגדר בהקמת הפריט.
  • האם להדפיס קוד חליפי במקום קוד פריט-ניתן לקבוע האם בעמודת קוד הפריט יופיע קוד הפריט של הספק/לקוח כפי שהוגדר בהקמת הפריט.
  • האם להדפיס את איש המכירות-ניתן להגדיר האם להדפיס את שמו של איש המכירות ע"ג המסמך המופק.
  • האם להדפיס את שם הפרוייקט-ניתן להגדיר האם להדפיס את שם הפרוייקט ע"ג המסמך המופק.
  • האם להדפיס את יתרת הכרטיס-ניתן להגדיר האם להדפיס את יתרת החוב בחשבוניות וקבלות.
  • האם להציג שעה בחשבונית-ניתן להגדיר האם תודפס שעה בחשבונית, השעה תופיע בהערות המסמך.
  • האם להציג ארבע ספרות עשרוניות-ניתן להגדיר האם לעבוד עם מחיר יחידה של ארבע ספרות עשרוניות.
  • האם להדפיס מסמכים עם גופנים גדולים-ניתן להגדיר הדפסת גופנים גדולים במסמכים ודו"חות.
  • האם להדפיס 4 ספרות אחרונות ממספר כ.אשראי-ניתן להדפיס בקבלה עם כ.אשראי רק את 4 ספרות אחרונות מכ.אשראי ולא את המספר המלא.
  • האם לשתול ב"פרטים" שם חשבון הוצאה במקום שם כרטיס-ניתן להגדיר בהפקת מסמכי רכש שיופיע באופן אוטומטי שם כרטיס ההוצאה, כפי שהוגדר בברירות המחדל , במקום שם כרטיס הספק.
  • האם לשתול ב"פרטים" שם חשבון הכנסה במקום שם כרטיס-ניתן להגדיר בהפקת מסמכי מכירה שיופיע באופן אוטומטי שם כרטיס ההכנסה, כפי שהוגדר בברירות המחדל , במקום שם כרטיס הלקוח.
  • האם להציג שורת סה"כ מט"ח-ניתן לקבוע להגדיר האם בהפקת מסמך עם סכומי מט"ח, האם לבצע סיכום סופי של המט"ח.
  • האם להציג עמודת סה"כ מט"ח-ניתן לקבוע האם בהדפסת מסמך עם סכומי מט"ח תופיע עמודה של מט"ח.
  • האם להציג שם כרטיס וכתובת באנגלית ניתן להגדיר האם להדפיס את שם הכרטיס והכתובת באנגלית.
  • האם חובה להגדיר פרוייקט-ניתן להגדיר האם חובה להפיק מסמך עם שיוך לפרוייקט.
  • האם לעדכן תזרים מזומנים בהפקת קבלה-ניתן להגדיר האם לעדכן תזרים מזומנים בהפקת קבלה או להציגו לפי הנהח"ש.
  • האם לבצע התאמת כרטיס לאחר הפקת קבלה-ניתן להגדיר ביצוע התאמה פנימית לכרטיס לאחר הפקת קבלה.
  • האם להציג מספר ע.מ. במסמך פטור מע"מ-במסמך פטור ממע"מ ניתן להציג את מס' העוסק מורשה.
  • האם לחשב כמות לפי יחידות מידה-ניתן להגדיר שהכמות במסמך תחושב לפי הגדרת יחידת המידה של הפריט.
  • האם להציג מספר סידורי בהערות לשורה-בפריטים שמוגדרים עם מעקב מספרים סידוריים , ניתן להציג את המספר הסידורי בהערות הפריט.
  • האם להציג תנאי תשלום בהערות-ניתן להציג את תנאי התשלום של הכרטיס בהפקת מסמך.
  • האם להציג עמודה של מחיר כולל מע"מ-ניתן להציג עמודה שמכילה את מחיר היחידה כולל מע"מ.
  • האם לרכז מספרים סידוריים לשורה אחת במסמך-ניתן להציג לפריט עם מספרים סידוריים את כל המספרים בשורת הערה אחת ולא בצורה מפורטת.
  • כותרות חשבונית-חוצץ זה מאפשר שינוי של כותרות העמודות במסמכים. לדוגמא: ניתן לשנות את שם עמודת מחיר יחידה למחיר לצרכן וכו'.
  • כותרת "עוסק מורשה מס'" ניתן להגדיר את כותרת העוסק מורשה במסמכים לפי דרישת השלטונות לדוגמא: מלכ"ר צריך לציין מלכ"ר מס', עמותה וכו'. שינוי כותרת העוסק מורשה הינה באחריותו המלאה של המשתמש, במידה והעסק הינו עוסק מורשה – אין לשנות את ההגדרה.
  • חשבונות אוטומטים-בחוצץ זה יוגדרו החשבונות הראשיים לצורך רישום פקודות יומן בעת הפקת מסמכי מכירות, קניות.
  • ניכוי במקור מלקוחות-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום של ניכוי במקור מלקוחות. בהפקת קבלה אם ירשם סכום ניכוי במקור תיווצר פקודת יומן המחייבת את מספר החשבון שצויין.
  • ניכוי במקור מספקים-יש לציין את מספר החשבון באינדקס לצורך רישום של ניכוי במקור מספקים. בקליטת פקודת יומן של תשלומים לספקים אם ירשם סכום ניכוי במקור תיווצר פקודת יומן המזכה את מספר החשבון שצויין.
  • ברירות מחדל לחשבון

רשימת מקשים פעילים

  • להוסיף סט – הוספת סט קיצורי דרך חדש
  • למחוק סט – מחיקת סט של קיצורי דרך
  • להוסיף – הוספת קיצור דרך לרשימת מועדפים
  • להוריד – הסרת קיצור דרך מרשימת המועדפים
  • להוריד הכל – הסרה של כל קיצורי הדרך
  • החל – שמירת ההגדרות לאחר שינויים

קביעות לתצוגת קיצורי דרך
ניתן לקבוע את תצוגת קיצורי הדרך במסך, עפ"י ההגדרות הבאות:

  • להציג תמונות – ניתן להגדיר האם להציג את התמונות )במידה והוגדרו(.
  • להציג כותרות – ניתן להגדיר האם להציג את שמות קיצורי הדרך.
  • להציג תמונה משמאל – ניתן להגדיר האם להציג את התמונה של קיצור הדרך משמאל לשם.
  • תמונות גדולות – ניתן להגדיר האם להציג תמונות גדולות.
  • תמונות על התפריט – ניתן להגדיר האם להציג את התמונות גם על גבי התפריטים.

טבלאות

  • אינדקס הנה"ח-בטבלה זו יש להגדיר את כרטיסי החשבון בעסק לצורך ניהול מערכת החשבונות של העסק. בעת פתיחת כרטיס קיימים מספר חוצצים בהם יש לעדכן את הנתונים הדרושים. לחיצה על החוצץ המתאים תפתח את החלון הרצוי. צלא כל החוצצים יופיעו בפתיחה של כל כרטיס הם יוצגו בהתאם לסוג הכרטיס שהוגדר.
  • פרטי כרטיס-בחוצץ זה יש להגדיר את פרטי החשבון. להלן השדות אותם יש למלא:
  • קוד-בשדה זה יש להקיש את קוד הכרטיס, הקוד הינו תווי בלבד (ספרות) ומכיל לכל היותר שישה תווים. מומלץ לבחור בקוד פשוט שיהיה קל לזכור לצורך קליטה נוחה בקליטת פקודות יומן ללא צורך בחיפוש. לאחר פתיחת הכרטיס לא ניתן לשנות את קוד הכרטיס.
  • קוד מיון-בשדה זה יש להקיש את קוד המיון אליו משוייך הכרטיס.
  • שם / כתובת / עיר/ מיקוד- שדות אלו מיועדים לכרטיסי הלקוחות/ספקים/עובדים. בכרטיסים אחרים יש לדלג על שדות אלו.
  • EMAIL- בשדה זה יש להקיש את כתובת ה- EMAILשל הכרטיס, בהפעלת מקש 'שלח דואר' המערכת פותחת את תוכנת הדואר האלקטרוני המוגדרת כברירת מחדל במחשב.
  • אלפאנומרי -ניתן להקיש קוד נוסף לכרטיס שהינו קוד אלפאנומרי )אותיות, אותיות לועזיות, ספרות או שילוב ביניהם( ומכיל לכל היותר 8 תווים. ניתן לקלוט פקודות או להפיק מסמכים עפ"י מפתח תוי.
  • כרטיס פעיל-בעת פתיחת הכרטיס התיבה בשדה זה מסומנת באופן אוטומטי, במידה והכרטיס הפסיק את פעילותו עם העסק, יש לבטל את הסימון בתיבה ובכך יהפוך הכרטיס ללא פעיל.
  • קוד העברה-השדה מיועד לצורך העברת החומר לתוכנות זרות. יש להקיש בשדה זה את קוד החשבון כפי שנפתח בתוכנה אליה מועבר המידע.
  • חשבון מרכז-בשדה זה יש להשתמש במידה ומפיקים תעודות משלוח ללקוחות שונים, אך חשבונית המס, עבור תעודות משלוח אלו , תופק ללקוח אחר.
    לדוגמא במידה והינך עובד עם רשתות ותעודות המשלוח מופקות לסניפי משנה וחשבונית המס מופקת לסניף הראשי, יש להקיש בשדה חשבון מרכז של סניפי המשנה את קוד הכרטיס שנפתח לסניף הראשי.
  • קבוצה לרוהפ"ס-שדה זה יש להגדיר את הקבוצה לרווח והפסד אליה משוייך הכרטיס, צורך הפקת דו"ח רווח והפסד. לשיוך כרטיס לקבוצה יש לבחור מתוך למעבר לספר הדרכה – קופה רושמת

מעבר לחלק ג

חזרה לעמוד המדריכים

AUTOCASH SOFTWARE 10.1

תוכנת הקופה הרושמת המתקדמת לעסק שלך !