קופה רושמת- AutoCash – חלק א'

לאחר הדלקת המחשב יש להיכנס לתוכנה ע"י לחיצה על סמל התוכנה:

מסך הפתיחה–  בראש המסך יוצגו שם העסק/החברה ושנת העבודה.

הסימון יופיע אוטומטית על עמדת מכירה לצורך תחילת עבודה

בעת לחיצה על עמדת מכירה המערכת מציגה חלון אשר מבקש להעביר כרטיס עובד. במידה ולא מעוניינים בגישה ע"י כרטיס מגנטי ניתן ללחוץ על אישור ולבחור את שם העובד מרשימה.

ניתן ללחוץ על הכפתור תפריט ולהעלות את סרגל התפריטים.

תפריט עמדת מכירה

  • קוד לקוח-  בשדה "קוד לקוח" ניתן לבחור מרשימה את שם הלקוח לו מבצעים את המכירה. בעת בחירת הלקוח ולחיצה על בחר יופיעו מספר הטלפון והכתובת באופן אוטומטי מפרטי כרטיס הלקוח. העסקה שתתבצע תשתייך לכרטיס הלקוח הנבחר. עסק שלא מנהל מועדון לקוחות קבועים יוכל לבחור כברירת מחדל כרטיס קבוע של לקוחות מזדמנים. במידה והלקוח לא קיים וברצונך להקים לקוח חדש במהלך המכירה עצמה יש להקיש  "חדש" ולמלא את הפרטים.
  • מחירון-  בשדה זה יופיע שם המחירון. מחירי הפריטים אשר יבחרו בהפקת התלושים יופיעו בהתאם למחיר שנרשם במחירון.
  • איש מכירות-  בשדה זה יוצג שם העובד שנבחר בכניסה לעמדת המכירה. ניתן לשנות בכל מכירה את שמו של איש המכירות.

** חשוב לציין כי חלק זה הוא אופציונאלי ותלוי בהגדרות בתפריט טכנאי

ביצוע מכירה – תהליך המכירה מורכב ממספר שלבים

קליטת פריט-  קליטת פריט יכולה להתבצע בשלושה אמצעים:

  1. ע"י סורק ברקוד – במקרה זה יעלו כל פרטי הפריט במידה והוקלדו מראש למערכת(קוד פריט, שם הפריט, מחיר ובמידה וללקוח יש הנחה קבועה המערכת תמלא באופן אוטומטי את שדה 'הנחה' חל על כל סוגי הקליטה.
  2. ע"י הקשה על מקש 'קליטת פריט' במקלדת.ניתן להקיש את קוד הפריט במידה וידוע או לבחור את הפריט מרשימה ע"י הקשה על מקש 'חיפוש'.
  3. ע"י הקשה על מקש מקוצר לפריט מסוים.

לאחר בחירת פריט מסוים יופיע תיאור הפריט וכן מחירו, במידה וצוין במחירון.

לאחר שנבחר פריט מסוים:

  1. ניתן לשנות את הכמות ע"י הקשה על "קליטת כמות" במקלדת.
  2. ניתן לשנות את מחירו ע"י הקשה על "קליטת מחיר" במקלדת.
  3. ניתן לבצע הנחה לכל פריט בנפרד.במידה וללקוח הנבחר קיימת הנחה קבועה ההנחה תופיע באופן אוטומטי בכל שורה.

צורת תשלום – את התשלום ניתן לקבל בארבעה אמצעים

  1. מזומן – בעת לחיצה על מקש "מזומן" במקלדת יפתח חלון ובו הסכום לתשלום ומתחתיו שדה בו יש להקיש את הסכום ששולם במזומן.  לאחר לחיצה על אישור המערכת תקפיץ חלון ובו סכום העודף ותפתח את מגירת הכסף.
  2. שיק – בעת לחיצה על מקש "תשלום בשיק" במקלדת יפתח חלון בו יש להקיש את מספר התשלומים ואת פרטי השיק הראשון. הסכום יחולק באופן שווה עפ"י מספר התשלומים וכן מספר השיק יתקדם במספר אחד ותאריך הפירעון יתקדם בחודש. תאריך הפירעון, פרטי השקים וחלוקת התשלומים ניתנים לשינוי.
  3. כ. אשראי – בעת לחיצה על מקש "כרטיס אשראי ידני" במקלדת יפתח חלון ובו רשום "העבר כרטיס אשראי" יש להעביר את כרטיס האשראי. המערכת מבצעת בדיקה מול ש.ב.א ע"י חיוג ולאחר קבלת אישור המערכת מדפיסה חשבונית ללקוח ושובר חתימה.במידה והכרטיס שחוק או ישנה בעיה מסוימת עם הכרטיס יש להקיש על מקש 'עסקה טלפוניות/חתימה (F3)' ולהקיש את פרטי כרטיס האשראי. אם רוצים לבצע עסקה ללא חיוג לשבא (עסקאות שבוצעו ידנית עקב בעיה בקו הטלפון או מכל סיבה אחרת) יש להקיש על כפתור 'ללא שבא' , תתבצע עסקה שלא תשודר לשבא.
  4. שובר זיכוי-  בעת הקשה על מקש זה תתבקש להקיש את מס' השובר, סכום השובר,  תאריך הפקתו ואת מספר הקופה בה הופק השובר.  אם השובר לא נוצל במלואו בקניה,  אזי מופק שובר אחר עם סכום ההפרש.  השובר ניתן לשימוש חד פעמי.

הפקת שובר זיכוי

  • שובר זיכוי יופק כאשר הסכום לתשלום בתלוש המכירה נמוך מ-0.  במידה ורוצים להפיק שובר זיכוי בגין פריטים שהוחזרו יש לבחור את הפריטים שהוחזרו ולקלוט את כמויות הפריטים במינוס. תופק חשבונית מס זיכוי אשר תציג את הפריטים שהוחזרו ובנוסף יופק שובר זיכוי.
  • את התשלום ניתן לבצע במספר סוגי אמצעי תשלום. במידה ובחרתם באופציה זו יש להעביר את כרטיס האשראי כאמצעי התשלום האחרון מאחר והעברה של הכרטיס מחייבת את כל היתרה לתשלום שנותרה בעסקה. בגמר ציון אופן התשלום יש להקיש על מקש הדפסה(F10) ,התלוש יודפס ועל המסך יופיע חלון ובו סכום העודף הנדרש,  למעט כ.א אשר שולח ישירות להדפסה.

כפתורים פעילים

  1. מקשים פעילים- מציג את רשימת המקשים המקוצרים שהוגדרו במקלדת-
  2. יתרת מלאי- הקשה על כפתור זה פותחת חלון אשר בו יש לבחור את המחסן אשר רוצים לראות את יתרות הפריט המצויות בו. בעת בחירת המחסן יופיעו כמויות כניסה למלאי וערך כספי של הפריט, יציאה מהמלאי ויתרת הפריט.
  3. קליטת פריט-  בהקשה על המקש יש להקליד את מספר הקוד/ברקוד של הפריט. בהקשה על מקש זה ניתן לבצע גם חיפוש לפי שם הפריט ע"י הקשה על מקש 'חיפוש'.
  4. קליטת מחיר-  מקש זה מאפשר הקשת מחיר לפריט שנבחר, גם אם הוא שונה מהמחיר שנקבע.
  5. קליטת כמות– מאפשר להקיש מס' יחידות מאותו פריט. ניתן להשתמש במקש 1 +
  6. הנחה– המערכת מאפשרת מתן הנחות ללקוחות. בשדה הנחה ניתן לראות בעת קליטת הפריט באם ללקוח נתנה הנחה קבועה. ניתן לשנות את אחוז ההנחה ע"י הקשה על מקש הנחה.
  7. נוכחות-  יש להקיש על כפתור זה ולהעביר את כרטיס העובד, תעודכן שעת כניסה לעובד. בסוף משמרת יש להקיש שוב על הכפתור ולהעביר שוב את הכרטיס. תעודכן שעת יציאה של העובד.
  8. ניקוי מסך- מנקה את פרטי המכירה הנוכחית מהמסך.
  9. סגור(ESC)-  כפתור זה מאפשר לצאת מעמדת המכירה לתפריט הראשי.
  10. הדפס(F10)-  בסיום המכירה יש להקיש על מקש זה, התלוש יודפס ועל המסך יופיע חלון ובו סכום העודף הנדרש.
  11. פתח מגרה(SF10)-  הקשה על כפתור זה תפתח את מגרת הכסף.
  12. פעולות(AF4)-
  • שחזור מסמך- מאפשר העתקת שורות מתלוש מכירה שהופק לתלוש הנוכחי. הקשה על הכפתור תפתח חלון 'ניהול העתקי מסמכים' שמכיל את העתקי התלושים. יש לסמן את השורה שבה מצוי המסמך אותו רוצים להעתיק ולהקיש על 'העתקת שורות' .כמו כן ניתן לבצע חיפוש של חשבונות לפי מס' אסמכתא / טווח תאריכים / סכומים / לקוח וכו' ע"י כפתור 'חיפוש'.
  • השהיית מסמך-מאפשר להשהות מכירה שהוקלדה ולא הופקה ולעבור להקלדת תלוש המכירה הבא.
  • החזר מכירה מהשהיה- אפשרות להחזיר מכירה שנמצאת בהשהיה. מספר המכירות המצויות בהשהיה יצוינו בסוגריים במידה וקיימות.
  • הפקת שובר החלפה-אופציה זו מאפשרת הפקת שובר החלפה לחשבונית. בהקשה על מקש זה יפתח חלון בו יש להקיש את מספר החשבונית לה רוצים להפיק את שובר ההחלפה ולהקיש על' אישור'. במידה ולא יודעים את מספר החשבונית ניתן להקיש על כפתור 'בחר' , הקשה על מקש זה תפתח את חלון 'ניהול העתקי מסמכים' בו מוצגים העתקי החשבוניות, יש לסמן את השורה הרצויה ולהקיש על 'אישור'. יפתח חלון 'הפקת שובר החלפה' בו יוצגו הפריטים שהופיעו במסמך הנבחר. יש לסמן ב – V את הפריטים להם רוצים שובר החלפה ולהקיש על 'הדפסת שובר החלפה.(F10) 'במידה ורוצים להפיק שובר נפרד לכל אחד מהפריטים שסומנו יש להקיש על 'הדפסת שובר לכל פריט'.
  • המרת שובר זיכוי- אופציה זו מאפשרת המרה של שובר הזיכוי לכסף, במידה והלקוח רוצה לקבל כסף במקום שובר הזיכוי שקיבל. בחלון 'ניצול שובר זיכוי' יש להקיש את מס' השובר, סכום השובר, תאריך הפקתו, מספר הקופה בה הופק השובר ולהקיש על 'אישור'. יפתח חלון 'המרת שובר זיכוי' בו יש לבחור באמצעי התשלום הרצוי 'החזרת כסף מזומן' או 'זיכוי כרטיס אשראי'.
  • בהחזרת כסף מזומן- תופק קבלה ובה יוצג סכום המזומן שהוחזר (במינוס) ושורה נוספת בה ירשם מס' השובר וסכומו. בנוסף יודפס תלוש 'המרת שובר זיכוי והחזרת כסף' ובו יופיע מספר הקבלה שהופקה ואישור בכתב על החזרת הכסף ובו יש למלא את פרטי הלקוח-  שם פרטי ושם משפחה, כתובת וטלפון. בתחתית התלוש יצוין מספר שובר הזיכוי שהומר ותאריכו. לאחר ביצוע הפעולה המערכת מקפיצה חלון מידע אשר מנחה את הקופאי לקחת את שובר הזיכוי מהלקוח ולחבר אליו את אישור ההמרה החתום ע"י הלקוח ומתן תלוש האישור ללקוח.
  • בזיכוי כרטיס אשראי- המערכת פותחת חלון אשר מבקש להעביר כרטיס אשראי – יש להעביר את כרטיס האשראי המקורי שבו נעשתה העסקה.
  • הדפסת שובר חתימה אחרון- אופציה זו מאפשרת להדפיס את שובר החתימה של עסקת האשראי האחרונה שבוצעה במידה ומסיבה מסוימת לא הודפס. לדוגמא: כתוצאה ממחסור בנייר במדפסת.
  • הכנסת כסף- אפשרות להכניס כסף לקופה ללא ביצוע מכירה. לדוגמא: הכנסת כסף בתחילת יום.
  • הוצאת כסף- אפשרות להוציא כסף מהקופה ללא ביצוע מכירה לדוגמא: הוצאת כסף לפריטה.
  • ביטול מכירה-ניתן לבטל תלוש מכירה שהופק.

בביטול התלוש יבוצעו שתי פעולות:

החזרת הפריטים למלאי.
ביטול התקבול המקורי.

בבחירת פעולת ביטול תלוש יפתח חלון בו יופיע מס' התלוש האחרון, לביטול מס' תלוש אחר יש להקיש את מס' התלוש הרצוי ולהקיש 'אישור'. תופיע תיבת הודעה ובה יוצגו פרטי התלוש- מס' התלוש, סכום התלוש ותאריך הפקתו. יש לוודא כי פרטי התלוש אכן תואמים את פרטי התלוש אותו רוצים לבטל. במידה והפרטים תואמים יש להקיש על 'כן'.

לאיתור תלוש יש להקיש על 'בחר', יוצגו העתקי התלושים שהופקו נכון לאותו יום. להצגת העתקי תלושים קודמים יש לסמן  Vבתיבת 'מסמכים קודמים'.

תפריט דוחות

תפריט זה מאפשר הפקת דוחות שונים

  1. דוח סוף יום- מניתן להפיק את הדוח על קבצים יומיים-קבצים הנוצרים במשך היום ועדיין לא הועברו בפעולת סוף יום.
  2. קבצים קבועים
  3. תפריט מכירות
  4. דוח מכירות פריטים
  5. דוח מכירות יומי מפורט
  6. פרוט מכירות לעובד
  7. דוח מכירות לפי קבוצות
  8. דוח מכירות לפי שעות
  9. דוח מכירות מצטבר
  10. תפריט תקבולים:
  • סיכום תקבולים חודשי
  • דוח שוברי זיכוי
  • דוח השוואת תקבולים
  • דוח עסקאות בכרטיסי אשראי
  • דוח תחזית תקבולים מכרטיסי אשראי
  • שחזור מסמך-מאפשר לנו להיכנס להעתקי מסמכים ולשחזר מסמך.

מסמכים יומיים – בהעתקי מסמכים ניתן לראות מסמכים יומיים. אפשרות נוספת בסימון וי ליד מסמכים קודמים נראה את כל המסמכים שהפקנו עד היום בעמדת המכירה.

  • דוח שעון נוכחות- מאפשר הפקת דוח שעות נוכחות של העובדים.
  • תפריט שבא
  • שדור לשבא
  • שדור אחרון
  • דוח מצטבר
  • סיכומי שידורים
  • תפריט הגדרות

לוח מקשים

על מנת להגדיר מקש מקוצר ניכנס להגדרת פעילות לכפתורים.

לאחר מכן נלחץ על הכפתור שאותו אנו מעוניינים להגדיר ותיפתח לנו רשימת הפעילויות למקשים. נבחר פעילות רצויה ונלחץ על אישור.

נקליד תיאור קצר למקש ונלחץ על אישור.

מסך מכירה

כאן נגדיר את צורת העבודה בעמדת המכירה, מבחינת עיגול מחירים, בחירה האם לבחור לקוח בכניסה למכירה, עדכון מחירים במחירון וכו'.

  • שעון נוכחות-כאן נגדיר אם מעוניינים שלאחר העברת כרטיס עובד נתבקש להקיש סיסמה.
  • עובדים-כאן נגדיר את צורת הכניסה של העובדים למערכת:

כניסה ישירות לעמדת מכירה

הצגת טבלת עובדים בכניסה לעמדת מכירה

קליטת כרטיס מגנטי בכניסה לעמדת מכירה.

*מכאן גם ניתן ע"י לחיצה על מקש רשימת עובדים לעדכן את טבלת העובדים.

  • הערות למסמכים-כאן נגדיר את ברירת המחדל למסמכים מבחינת לקוחות ,מחירונים, חשבון הכנסה, איש מכירות וכו'
  • מבצעים-במסך זה נקים את המבצעים השונים.
  • מסך טבלאות

פריטים

דרך מקש זה נקים את הפריטים במערכת.

לחיצה על חדש תיפתח לנו כרטיס פריט חדש. נמלא את פריט הפריט :קוד, ברקוד, תיאור בעברית ,קבוצת פריט ,ספק, קוד חליפי , מלאי מינימום, מחיר עלות ומחיר מכירה.

קבוצות פריט

דרך מקש זה נקים את קבוצות הפריט השונות.

לחיצה על חדש מתן קוד ושם לקבוצה.

מחירונים

דרך מקש זה נקים את המחירונים השונים. לחיצה על חדש מתן שם למחירון ואישור.

לאחר מכן לחיצה על מקש פריטים. ניתן לבחור האם להעתיק פריטים ממחירון קיים או מטבלת פריטים.

שינוי מחיר –ניתן לשנות מכן מחיר באחוזים או בסכום לכל הפריטים או רק לקבוצה מסויימת במחירון.

לקוחות

מכאן נקים את הלקוחות

לחיצה על חדש פותחת לנו כרטיס לקוח חדש, בו נמלא את הפרטים:

קוד לקוח, שם לקוח, כתובת, עיר, קבוצת כרטיס, טלפונים, מותר הקפה, מקסימום אשראי, אחוז הנחה, הודעה קופצת והערות.

קבוצת לקוח

מכן נקים את קבוצות הלקוח השונות במידה ויש כגון: חברי מועדון

לחיצה על חדש וניתן קוד ושם לקבוצה.

עובדים

דרך מקש זה נכניס את רשימת העובדים למערכת

לחיצה על חדש וייפתח כרטיס עובד חדש

נמלא את הפרטים: מס עובד, ת"ז, שם ,קבוצה, סיסמא במידה ויש,

אם עובדים עם כרטיסים מגנטיים נלחץ על כרטיס מגנטי ונעביר את הכרטיס.

מקש תפריט

לחיצה על מקש זה מאפשרת גישה לרשימת התפריטים העליונה.

רשימת תפריטים זו מאפשרת ביצוע הנהלת חשבונות חד צידית ואופציות נוספות.

עסק

  • נתוני עסק-מסך נתוני העסק הינו רשימת חוצצים המכילים הגדרות חיוניות של המערכת לצורך הפעלה תקינה של התוכנה. בהתאם להגדרות שיוגדרו במסך נתוני עסק נקבעת הצורה בה המערכת החשבונאית תפעל. בנתוני עסק קיימים עשרה חוצצים בהם יש לעדכן את הנתונים הדרושים. לחיצה על החוצץ המתאים תפתח את החלון הרצוי.
  • גבה עסק-גיבוי הינו העתקת הנתונים הקיימים בדיסק הקשיח של אותו עסק לדיסקט. שים לב לכל שנת מס/חברה יש לבצע גיבוי על דיסקט נפרד. לצורך שמירת הנתונים של העסק בדיסקט יש לבצע גיבוי. הגיבוי נעשה לתקליטוןיש לוודא שהדיסקט עליו מבצעים את הגיבוי הינו תקין ומפורמט. יש לבצע שלושה 'דורות' של גיבויים, כל יום יבוצע גיבוי על דיסקט אחר, כך בסבב של שלשה דיסקטים לפחות. הגיבוי בכל פעם מגבה את כל הנתונים בעסק, אם נפח הנתונים לגיבוי עולה על דיסקט אחד, המערכת תבקש להכניס לכונן דיסקט נוסף. יש לשמור לפחות שלושה סטים של גיבויים (סט יכול להיות דיסקט אחד או יותר, לפי נפח הנתונים בעסק(. בבחירת 'גבה עסק' נפתח חלון המציג את נתוני הגיבוי שהם שם העסק ממנו מבצעים את הגיבוי, תאריך הגיבוי הנלקח מתוך התאריך השוטף וכן את כונן היעד שהוא כונן A. לאחר אישור נתונים אלו תתבקש להכניס דיסקט לכונן A ולאשר זאת. במהלך הגיבוי מופיעה הודעה 'כעת מעתיק מידע לדיסקט מספר 1' ובסיום הגיבוי מתקבלת הודעה 'הגיבוי הסתיים בהצלחה'. במידה ויש צורך לשחזר את הנתונים שנמצאים בדיסקט הגיבוי, פעולת השיחזור מתבצעת דרך חלון רשימת עסקים.
    חובה! יש להקפיד על ביצוע גיבוי בסוף כל יום עבודה.
  • בחר עסק-מסך זה מאפשר גישה לעסקים נוספים הפתוחים בתוכנה, לדוגמא לשנת מס קודמת. כאשר נכנסים לבחר עסק מתקבל מסך רשימת העסקים, זהו המסך הראשון המוצג כאשר פותחים את התוכנה. הסמן ממוקד על העסק בו אנו נמצאים, בחירת עסק אחר נעשית ע"י הקשת קליק כפול על העסק הרצוי או סימון העסק והקשה על 'אישור'.

עסק– בחוצץ זה יש להגדיר את פרטי החברה. פרטים אלו יודפסו על גבי מסמכים ודו"חות מהמופקים מהמערכת, (ניתן להגדיר הדפסת קובץ לוגו ראה חוצץ כותרות). להלן השדות אותם יש למלא:

  • שם העסק-בשדה זה יש לציין את שם החברה, כפי שמופיע בתעודת העוסק לצורך
  • מס ערך מוסף.
  • תאור העסק-תאור העסק מהווה חלק משמו של העסק, יש למלאו רק במידה והוא מהווה חלק משם העסק.

לדוגמא: אם שם העסק הוא משה יצחקי, רהיטי מרפסת וגן – בשם העסק

נקיש משה יצחקי ובתאור העסק נקיש רהיטי מרפסת וגן.

  • כתובת-הקש את הכתובת הרשמית של העסק.
  • טלפונים-ציין את מספרי הטלפונים והפקס של החברה.
  • מספר עוסק מורשה-הקש את מספר העוסק מורשה של חברתך עפ"י הרישום במס ערך מוסף )כל 9 הספרות(.

הגדרות-בחוצץ זה יש לקבוע למערכת את המספורים ההתחלתיים של המסמכים שיופקו ע"י התוכנה, הערות קבועות למסמכים ואת אחוז המע"מ במשק.

  • קביעת מספור התחלתי למסמכים

זכור, על-פי ההוראות לניהול פנקסי חשבונות חייב מספור המסמכים המופקים על-ידי התוכנה (תיעוד פנים) להיות רציף במשך כל שנת המס. לפיכך לא תאפשר התוכנה כל קביעת מספור התיעוד או שינויו, אלא עם פתיחת מערכת חשבונות חדשה (עסק חדש), או בתחילת שנת המס (התוכנה רואה בכל שנת מס עסק נפרד).

 למעבר לחלק ב

חזרה לעמוד המדריכים

 

AUTOCASH SOFTWARE 10.1

תוכנת הקופה הרושמת המתקדמת לעסק שלך !